Conciliación automática de facturas, stock y bancos.
Cruzar facturas contra órdenes de compra, inventario físico contra sistema, o movimientos bancarios contra contabilidad cuesta días y un equipo frustrado. Un agente lo resuelve antes del café — y deja solo las excepciones reales para revisión humana.
Rangos referenciales para implementaciones estándar. Dependen del grado de estandarización de los documentos, la calidad del ERP de origen y lo documentadas que estén las reglas de conciliación.
El problema
La conciliación es el trabajo invisible de cualquier empresa con operación real: proveedores que facturan distinto a lo pactado, bodegas que cargan mal, bancos que cobran comisiones no declaradas, diferencias entre el sistema y la planilla de alguien. Hoy se resuelve con un equipo contable cruzando planillas, PDFs y extractos a mano — con los errores y retrasos que eso implica.
Los errores pequeños pasan. Los grandes se descubren al cierre, cuando ya es tarde para corregir.
Qué hace el agente
1. Ingesta los documentos. DTE recibidos del SII, PDFs de facturas, Excel de conteos de bodega, CSV de bancos, imágenes escaneadas. OCR cuando es necesario, parsing estructurado cuando se puede, validación de formato antes de seguir.
2. Cruza contra la fuente de verdad. ERP, WMS, sistema contable — lo que sea tu referencia. Detecta diferencias por tipo: monto, código de producto, fecha, cantidad, centro de costo.
3. Clasifica por severidad. "Factura 0.5% arriba del PO" se auto-aprueba con regla (dentro de tolerancia acordada). "Factura 15% arriba" va a revisión humana con contexto completo. Todo queda trazable.
4. Propone resoluciones. Cuando detecta un patrón conocido, sugiere: "esta diferencia corresponde al descuento de volumen del contrato marco de este proveedor — ¿aplico?". El humano aprueba o corrige.
5. Entrega reporte. Diario o semanal: lo conciliado, lo pendiente, las tendencias (qué proveedores facturan consistentemente por sobre lo pactado, qué sucursales tienen más diferencias de stock).
Cuándo tiene sentido
Volumen. Sobre 500 documentos/mes a conciliar. Bajo eso, Excel y un buen proceso alcanzan.
Formatos semi-estructurados. Los proveedores envían DTE estandarizados o PDFs parecidos — no caóticos. Los extractos bancarios tienen formato consistente (aunque cada banco el suyo).
ERP accesible. API o export periódico automatizado. SAP, Oracle, Bsale, Defontana, Softland, Nubox, o sistema propio con acceso programático.
Reglas documentables. Tu equipo contable puede explicar cuándo una diferencia es aceptable y cuándo no, aunque hoy solo viva en la cabeza de alguien.
Qué necesitamos de tu lado
Acceso al ERP (API o export automatizado). Tres meses de DTE recibidos con sus OC asociadas. Una sesión de dos horas con el equipo contable para capturar las reglas tácitas: las que "todo el mundo sabe" pero no están escritas. Y políticas de tolerancia de precio y cantidad escritas.
Preguntas que te haremos en discovery
- ¿Cuántos documentos a conciliar reciben al mes y de qué fuentes?
- ¿Qué ERP/WMS/sistema contable es la fuente de verdad?
- ¿Tienen tolerancias de monto y fecha definidas o se decide caso a caso?
- ¿Los proveedores envían DTE estandarizado o también PDF/email?
- ¿Cuántas personas hoy están dedicadas a esta tarea y cuánto tiempo les toma?
- ¿Cuál es el peor incidente de los últimos 12 meses por error de conciliación?
- ¿Hay reglas que solo viven en la cabeza del equipo y no están escritas?
Preguntas frecuentes
¿Reemplaza al equipo contable?
No. Libera al equipo del cruce manual repetitivo y deja la decisión de excepciones (lo que sí requiere criterio) en manos humanas. La cantidad de excepciones reales suele ser mucho menor de lo que parece.
¿Y los PDFs feos o escaneados torcidos?
OCR con corrección + esquema canónico + fallback a humano cuando el parser no llega a un nivel mínimo de confianza. No se inventa data — si no se puede leer, se escala.
¿Cómo manejan formatos heterogéneos de proveedores?
Catalogamos los formatos en discovery y entrenamos parsers por proveedor cuando es necesario. Para los proveedores raros, fallback manual hasta acumular muestra suficiente.
¿Qué pasa con la auditoría?
Cada cruce queda logueado: documentos de entrada, regla aplicada, resultado, decisión humana si hubo escalamiento. Trazable y exportable para auditores.